Rutine for anbod og innkjøp

Rutine for anbod og innkjøp

Dokumenttype:

  • X – og N-notat – interne dokument
  • I – Innkomande brev/epost som kjem på postlista
  • U – utgåande brev/epost som kjem på postlista
  • SMS – kan og vere arkivverdig

Tilgangskode på dokument

  • O – offentleg
  • U – dokumet er skjerma for innsyn. Avsendar, mottakar og brevtittel er synleg på postlista med mindre det er vektig grunn for skjerming av dette.

Alle dokument er i utgangspunktet offentlege og vurdering i tabellen under er tilrådingar frå arkivet på heimlar dersom dokumenta treng skjerming.

Lovheimel

  • Offentleglova § 23.3
  • Offentleglova § 13/Lov om offentlege anskaffelser § 3-6
  • Offentleglova § 14

Sakstittel: "Innkjøp/anbod XX(år) - Kva innkjøpet gjeld» .

Forarbeid

Nr.

 

Dokument

       

Dokument- type

Tilgang og heimel

Dokument skal/kan opprettast 

1.

Notat førebuingar for konkurransen og om krav.spek. i planlagd anbodskonkurranse

N - notat

U – off.l. § 14

Kan
Kunngjering

Dokument

       

Dokument- type

Tilgang og heimel

Dokument skal/kan opprettast

Konkurransegrunnlaget med kravspesifikasjon og vedlegg

U - utgåande

O - offentleg

Skal

Kunngjering på Doffin, heimeside m.m. – ved anbod over kr 500 000

      
Anbod og anbodsopning

Dokument

       

Dokument- type

Tilgang og heimel

Dokument skal/kan opprettast

Spørsmål og svar om innkjøp

Inngåande /Utgåande /N Intern notat

O - offentleg

Kan

Anbodsopningsprotokoll

Intern notat - N

U – off.l. § 23.3

Skal

Stadfesting på motteke anbod

Utgåande

O - offentleg

Skal

Originale anbod

Inngåande

U – off.l. § 23.3

Skal

Tilleggsfrist for ettersending av dokument

Utgåande

O - offentleg

Kan

Ettersending av dokumentasjon (jf. pkt. 8)

Inngåande

U – off.l. § 23.3

Kan

Avvising av anbod

Utgåande

U – off.l. § 23.3

Kan

Førespurnad om grunngjeving/klage

Inngåande

U – off.l. § 23.3

Kan

Svar på førespurnad/klage

Utgåande

U – off.l. § 23.3

Kan
Evaluering og forhandling

Dokument

       

Dokument- type

Tilgang og heimel

Dokument skal/kan opprettast

Referat frå forhandling

Utgåande

U – off.l. § 23.3

Kan

Revidert anbod

Inngåande

U – off.l. § 23.3

Kan

Evaluerings- og resultatrapport

Intern notat - N

U – off.l. § 14

Skal
Avtale og innkjøpsprotokoll

Dokument

       

Dokument- type

Tilgang og heimel

Dokument skal/kan opprettast

Innkjøpsprotokoll (ferdigstillast etter signert avtale)

Intern notat - N

U – off.l. § 14

Skal

Melding om val av leverandør

Utgåande

O - offentleg

Skal

Førespurnad om grunngjeving/klage

Inngåande

U – off.l. § 23.3

Kan

Svar på førespurnad/klage

Utgåande

U – off.l. § 23.3

Kan

Innsynskrav

Inngåande

O - offentleg

Kan

Svar på innsynskrav

Utgåande

O - offentleg

Kan

Signert avtale

Inngåande

O - offentleg

Skal.

Ved ev. store kontraktar kan det også arkiverast på papir (ta kontakt med arkiv)

Garantibevis og anna dokumentasjon

Inngåande /Utgåande /N Intern notat

U – off.l. § 23.3

Kan