Lagringsstrategi

Kommunane nyttar ei rekkje ulike system for lagring av dokumentasjon knytt til dei ulike fagområda. I tillegg blir det skapt mykje uformell dokumentasjon som vert lagra anten på den enkelte tilsette sitt personlege lagringsområde eller på felles lagringsområde. Det er viktig at dokumentasjon blir lagra på ein måte som sikrar at berre tilsette med tenestleg behov har tilgang.

Kommunal forvaltning er regulert av omfattande regelverk som skal overhaldast. Dette gjeld særleg arkivlova, offentleglova, forvaltningslova og personvernregelverket (GDPR).

Lagringsstrategien er ein del av kommunen sin overordna dokumentasjonsstrategi og skal bidra til korrekt, sikker og føreseieleg handtering av dokumentasjon.

Målsetting

Lagringsstrategien har som mål å:

• skape felles forståing og einskapleg praksis for kva dokumentasjon som skal lagrast kvar
• sikre at informasjon blir lagra på rett stad og berre éin stad
• ivareta krav til personvern og informasjonssikkerheit
• hindre at uvedkomande får tilgang til informasjon (konfidensialitet)
• sikre at informasjon ikkje blir endra utilsikta eller av uvedkomande (integritet)
• sørgje for at informasjon er tilgjengeleg når det er behov for ho (tilgjenge)
• overhalde gjeldande lover og forskrifter

Kvar skal dokumentasjonen lagrast

Arkivverdig dokumentasjon

Arkivverdig dokumentasjon skal arkiverast på ein forsvarleg måte slik at ho er tilgjengeleg både no og i framtida. Med arkivverdig dokumentasjon meiner ein dokument som blir til som ledd i kommunen si verksemd, og som har verdi som dokumentasjon eller inngår i saksbehandling.

Saksbehandling i fagsystem

Ved saksbehandling i fagsystem skal dokumentasjonen lagrast i det aktuelle fagsystemet. Systemet skal ha godkjend Noark 5-arkivkjerne eller vere integrert med ei godkjend Noark 5-arkivkjerne.

Felles lagring av uformell dokumentasjon

Uformell dokumentasjon som ikkje er sensitiv, og som ikkje er arkivverdig eller høyrer naturleg heime i fagsystem, kan lagrast i felles mapper i Teams eller SharePoint. Dette gjeld ikkje arkivverdig dokumentasjon.

Lagring av uformell dokumentasjon for den enkelte tilsette

Uformell dokumentasjon som ikkje inneheld sensitiv informasjon, og som den enkelte tilsette arbeider med eller har behov for i det daglege arbeidet, skal lagrast i den tilsette sin OneDrive. Arkivverdig dokumentasjon skal ikkje lagrast her.

Føresetnader

For å kunne yte gode og effektive tenester til innbyggjarar, næringsliv og offentlege instansar, er kommunen avhengig av velfungerande og sikre digitale løysingar. Dette føreset:

• stabil og sikker infrastruktur
• formålstenleg programvare
• tilstrekkeleg opplæring av dei tilsette
• klare rutinar og effektive arbeidsprosessar

Desse føresetnadene er avgjerande for sikker og effektiv kommunikasjon, forvaltning, saksbehandling og tenesteproduksjon.