Sentralt e-postmottak – postmottak@vanylven.kommune.no

Inngåande e-post til det sentrale postmottaket skal vurderast av arkivtenesta og registrerast på aktuell sakshandsamar. Dersom e-posten er arkivverdig, skal han journalførast i sak-/arkivsystemet.

Sakshandsamarar har sjølve ansvar for å registrere og journalføre arkivverdige e-postar som dei mottar direkte.

E-postførespurnader som blir vurderte som arkivverdige, skal behandlast vidare etter dei same rutinane som ordinær inngåande post. Dersom mottakaren ikkje er brukar i aktuelt sak-/arkivsystem, blir nærmaste leiar registrert som sakshandsamar, og e-posten blir distribuert vidare til aktuell mottakar.

Dersom innhaldet i e-posten ikkje er arkivverdig, vurderer postmottaket om førespurnaden skal distribuerast vidare til aktuelle mottakarar i organisasjonen. Er e-posten adressert til namngjevne personar eller funksjonar, blir han sendt vidare til desse, eventuelt med kopi til nærmaste leiar.

ACOS Mottak

Ved oppstart skal arkivtenesta kontrollere at alle nødvendige modular fungerer som dei skal, og at transportnavet er i drift.

Dersom det oppstår feil, skal mottaksstatusbiletet opnast for kontroll. I statusoversikta vil eit utropsteikn indikere at ein eller fleire importar har feila.

Etter kontroll av status skal arkivmedarbeidaren gå til hovudbiletet og gjennomføre import av alle mottaksjobbar som ligg klare til behandling.

Papirpost

All inngåande papirpost skal vurderast og sorterast etter om ho er arkivverdig eller ikkje.

Eit dokument er arkivverdig når det inngår i saksbehandlinga til kommunen eller har verdi som dokumentasjon av verksemda.

Ikkje-arkivverdig post blir fordelt til antatt mottakar. Ved tvil skal arkivtenesta avklare mottakar eller vidare handtering med aktuell sakshandsamar eller leiar.

Arkivverdig post blir opna, sortert, skanna og registrert i sak-/arkivsystemet før ho blir fordelt til ansvarleg sakshandsamar for vidare behandling. Dokumenta skal journalførast i samsvar med gjeldande regelverk og kommunen sine arkivrutinar.

Altinn

Dokument som kjem inn til Vanylven kommune via Altinn skal vurderast av ansvarleg sakshandsamar med omsyn til om dokumentet er arkivverdig. Dokument som inngår i saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon av kommunen si verksemd, skal registrerast og arkiverast i sak- og arkivsystemet eller i godkjent fagsystem med arkivkjerne.

Sakshandsamar har ansvar for å sikre at arkivverdig dokumentasjon blir journalført og teken vare på i samsvar med gjeldande regelverk og kommunen sine rutinar. Når dokumentet er henta ut og registrert i rett system, skal det arkiverast i Altinn slik at innboksen berre inneheld ubehandla dokument.

Arkivtenesta har ansvar for journalføring og arkivering av arkivverdig dokumentasjon som kjem til kommunen sitt hovudorganisasjonsnummer, medan dokument som høyrer til særskilde fagområde eller fagsystem blir handterte av ansvarleg leiar eller sakshandsamar

Kvalitetssikring av journalpostar som er registrert av sakshandsamar (S-status)

E-post: Sakshandsamar skal sjølv arkivere e-post som blir mottatt eller sendt direkte, men arkivet må kvalitetssikre og journalføre e-posten slik at den kjem på offentleg journal. 

• Kontrollere om det er rett dokumenttype.
• Kontrollere dokumenttitlar og vedleggstitlar jf skrivereglar. Gir tittel meining og er den ryddig
• Kontrollere om avsendar/mottakarnamn er korrekt ført.
• Kontrollere at journalposten er ført på rett saksmappe, mappetyppe, arkivkode og saksbehandlar og evt. kopimottakar.
• Legge inn mottat dato og dokument dato. 
• Gjere offentlegheitsvurdering av saksdokumenta inkl. vedlegg, vurder meiroffentlegheit.
• Journalfør ved å endre status frå S til J. Journaldato er den dagen ein journalførar. 

Kvalitetssikring av inngåande journalpostar som er midlertidig registrert av arkivtenesta (M-status)

• Kontrollere dokumenttitlar og vedleggstitlar jf skrivereglar. Gir tittel meining og er den ryddig
• Kontrollere om avsendar/mottakarnamn er korrekt ført.
• Kontrollere at journalposten er ført på rett saksmappe, mappetyppe, arkivkode og saksbehandlar og evt. kopimottakar.
• Legge inn mottat dato og dokument dato. 
• Gjere offentlegheitsvurdering av saksdokumenta inkl. vedlegg, vurder meiroffentlegheit.
• Journalfør ved å endre status frå M til J. Journaldato er den dagen ein journalførar. 

Kvalitetssikring av dokumentproduksjon (R-status, F-status og E-status)

• Kontrollere dokumenttitlar og vedleggstitlar jf skrivereglar. Gir tittel meining og er den ryddig.
• Kontrollere om avsendar/mottakarnamn er korrekt ført. 
• Kontrollere at dokumentet er ekspedert utan feil.
• Kontrollere at journalposten er ført på rett saksmappe, mappetyppe, arkivkode og saksbehandlar og evt. kopimottakar.
• Legge inn mottat dato og dokument dato. 
• Gjere offentlegheitsvurdering av saksdokumenta inkl. vedlegg, vurder meiroffentlegheit.
• Journalfør ved å endre status til J. Journaldato er den dagen ein journalførar.

Journalføring av saksframlegg og møtedokument

Saksframlegg og andre møtedokument skal ikkje journalførast før etter at det er gjort vedtak i saka. Dokumenta vert synleg for offentlegheita via møtedokument publisert på heimesida. Når kommunestyretmøte er ferdig i den aktuelle perioden og protokoll er ferdig, journalførar ein saksframlegga som har vore til handsaming. Det gjer ein ved å gå inn i møtemodulen for det siste kommunestyremøte. Dokumenta som står i status F må journalførast og kontrollerast på lik linje med anna journalføring. Ferdigstill deretter møtesaka. Gjenta prosessen for alle råd og utval i samme periode.

Oppfølging av «gamle» journalposter i status R som er eldre enn ein månad

Arkivet skal ha ein kontrollfunksjon i forhold til at journalpostar ikkje blir ståande i status R i altfor lang tid. Det kan vere ulike årsakar til at sakshandsamarane ikkje ferdigstille journalpostar, men det kan også skyldes at det er gløymt eller at det er feil bruk av systemet. Ta kontakt med saksbehandlar for oppfølging. Be dei ferdigstille eller feilregistrere.

Kontroll av ufordelte journalpostar

Hent fram jounalpost frå kurva ufordelte journalpostar. Sett på riktig sakshandsamar og administrativ eining på journalposten dersom den ikkje allereie er journalført.

Sjekke kurven «beskjed til arkivet»

Bistå med det sakshandsamar gir beskjed om. Kvittere ut.

Kvalitetssikring av ekspedering og feila forsendingar

Arkivet skal ha ein kontrollfunksjon i forhold til at journalpostar som blir ekspedert via SvarUT ikkje feilar under sending. Bruk kurvene «overføring feilet», «ikkje ekspedert» og «klar for sending».

Vel Noark – SvarUT – ekspedering feilet.  

Oppfølging av ufordelte saker

Dersom ei sak manglar saksansvarleg, vil saka etter fem dagar bli lagt i ei oppfølgingskurv hos arkivtenesta. Arkivet har ansvar for å følgje opp slike saker og tildele saksansvarleg basert på kven som er registrert som mottakar av journalpostane i saka.

Kvalitetssikring av nye saksmapper

Arkivtenesta skal kvalitetssikre alle nye saksmapper med status R (reservert). Det skal kontrollerast at:

• sakstittelen er korrekt og beskrivande
• rett arkivdel og klassering er nytta
• rett avdeling og sakshandsamar er registrert
• saka er registrert på korrekt sakstype
• Evt. rett skjerming

Når kontrollen er gjennomført og nødvendige korrigeringar er utførte, skal saksmappa få status B (under behandling).

Kvalitetssikring og avslutning av saksmapper

Når ei sak er ferdigbehandla og det ikkje er forventa fleire dokument i saka, skal saksansvarleg sende saka til avslutning ved å nytte funksjonen for avslutning i sak-/arkivsystemet. Saka blir då lagt til arkivtenesta si oppfølgingskurv for avslutning.

Før ei sak blir avslutta skal arkivtenesta gjennomføre ein avsluttande kvalitetskontroll som omfattar:

• kontroll av metadata som tittel, dato, avsendar og mottakar
• kontroll av at alle dokument er komplette og lesbare
• kontroll av at inga dokumentasjon manglar
• kontroll av rett arkivdel, sakstype og klassering
• kontroll av eventuell skjerming og tilgangsstyring

Når kontrollen er fullført og det ikkje er grunnlag for vidare saksbehandling, skal saksmappa få status A (avslutta).

Saker som utgår

Arkivtenesta skal gjennom sine kontrollrutinar identifisere saker som er feiloppretta eller som av andre grunnar ikkje skal nyttast til vidare registrering av dokument.

For slike saker skal:

• sakstittelen endrast til «Utgår»
• saksstatus setjast til U (utgår)
• saka flyttast til arkivdelen UTGÅR

Utgåtte saker skal ikkje brukast til vidare journalføring eller saksbehandling. Dette bidreg til å sikre god orden og korrekt struktur i arkivet.

Kontroll av postliste

Arkivtenesta har ansvar for å kvalitetssikre postjournalen før publisering på kommunen si nettside. Kontrollarbeidet skal sikre at journalføringa er i samsvar med lov- og regelverk, og at omsynet til personvern og teieplikt er ivareteke.

To medarbeidarar ved arkivtenesta skal dagleg kontrollere journalførte dokument før publisering. Kontrollarbeidet omfattar mellom anna:

• kontroll av dokumenttitlar og vedleggstitlar i tråd med gjeldande skrivereglar
• kontroll av at avsendar- og mottakaropplysningar er korrekte
• kontroll av at journalposten er registrert på rett sak, mappetype, klassering og sakshandsamar
• vurdering av offentlegheit, unntak frå innsyn og meiroffentlegheit
• kontroll av eventuell skjerming av opplysningar
• kontroll av at hovuddokument og vedlegg er korrekte

Alle offentlege dokument med journalstatus J vert publiserte i offentleg journal. Dette omfattar dokumenttypane I, U, N og S innanfor dei arkivdelane som er publiserte.

Når kontrollen er gjennomført, skal kontrollmodulen (Drum) køyrast slik at journalførte dokument vert publiserte i ACOS Innsyn og på kommunen si heimeside. Etter publisering skal arkivtenesta kontrollere at innhaldet framstår korrekt i innsynsløysinga.

Handtering av feil ved publisering

Dersom arkivtenesta blir kjend med at opplysningar som skulle vore unnatekne offentlegheit er publiserte, skal feilen rettast umiddelbart. Nødvendige endringar skal gjerast på saka eller journalposten, og ny publisering skal gjennomførast.

Ved alvorlege feil skal det vurderast om innsynsløysinga mellombels må takast ned til feilen er retta. I slike tilfelle skal IKT kontaktast for bistand. Eventuelle brot på personvernregelverket (GDPR) skal vurderast og meldast etter kommunen sine rutinar.

Innsynsbehandling

Vanylven kommune skal praktisere meiroffentlegheit. Innsyn kan berre nektast dersom det finst heimel i lov eller forskrift for å gjere unntak.

Kommunen publiserer ikkje alle arkivdelar i innsynsløysinga, og interne dokument utan oppfølging (X-dokument) vert ikkje publiserte. Innsyn i saker eller dokument som ikkje er tilgjengelege i innsynsløysinga kan krevjast ved å kontakte postmottaket.

Arkivtenesta saman med sakshandsamar har ansvar for å innsynskrava. Når fleire sektorar er involverte, har arkivtenesta eit særleg ansvar for samordning og oppfølging av innsynsførespurnaden.

Vanylven kommune - rutine innsynskrav (PDF, 298 kB)

Arkivverket - etablere internkontroll for arkiv

Internkontroll

Kommunen skal ha internkontroll for arkiv som sikrar at journalføring, publisering, innsynsbehandling og skjerming av opplysningar skjer i samsvar med gjeldande regelverk og etablerte rutinar. Kontrolltiltak skal bidra til å avdekkje feil, førebyggje avvik og sikre korrekt dokumentforvaltning.