Daglege kontrollrutinar - arkiv

Journalføring og dokumentasjonskontroll

Sentralt e-postmottak:

Inngåande e-post til sentralt postmottak skal registrerast og journalførast av arkivet dersom den er arkivverdig, sakshandsamarar registrerer sjølv e-post som dei tek imot. E-postførespurnader som blir arkivert, skal behandles videre som ordinær post.

Papirpost

Skille mellom arkivverdig og ikkje arkivverdig post. Eit dokument er arkivverdig når det er ein del av sakshandsaminga og/eller har verdi som dokumentasjon. Ikkje-arkivverdig post til fordelt til antatt mottakar, evt. avklar med sakshandsamar. Den arkivverdige posten blir opna, sortert, skanna og fordelt/registrert

Acos Mottak

Ved oppstart blir det sjekka om det er logga feil på nokon av modulane og om transportnavet køyrer. Ved feil blir mottaksstatusbiletet opna, og statusoversikt for mottak vises med eit utropsteikn dersom importen har feila.
Gå til hovedbiletet og importer dei ulike importjobbane som ligg klare for import.

Legge inn punkt om dei andre journalføringskurvene (andre dokumentypar)
Journalføring av saksframlegg og møtedokument

Rutinar for kvalitetssikring og oppfølging 

På journalpostnivå


Kvalitetssikring av journalpostar som er registrert av sakshandsamar (S-status)

E-post: Sakshandsamar skal sjølv arkivere e-post som blir mottatt direkte, men arkivet må kvalitetssikre og journalføre e-posten slik at den kjem på offentleg journal. Journalfør ved å endre status frå S til J.

Kvalitetssikring av dokument som er midlertidig registrert av arkivtenesta (M-status)

Kvalitetssikring av dokumentproduksjon (R-status og F-status)

Ved kontroll og journalføring av sakshandsamarane sin dokumentproduksjon, vær særleg obs på tittel på journalpost og evt vedlegg, avsendar og evt. skjerming.

Oppfølging av «gamle» journalposter i status R som er eldre enn ein månad

Arkivet skal ha ein kontrollfunksjon i forhold til at journalpostar ikkje blir ståande i status R i altfor lang tid. Det kan vere ulike årsakar til at sakshandsamarane ikkje ferdigstille journalpostar, men det kan også skyldes at det er gløymt eller at det er feil bruk av systemet

Kontroll av ufordelte journalpostar

Hent fram jounalpost frå kurva ufordelte journalpostar. Sett på riktig sakshandsamar og administrativ eining på journalposten dersom den ikkje allereie er journalført.

Sjekke kurven «beskjed til arkivet»

Kvalitetssikring av ekspedering og feila forsendingar

Arkivet skal ha ein kontrollfunksjon i forhold til at journalpostar som blir ekspedert via SvarUT ikkje feilar under sending. Bruk kurvene «overføring feilet», «ikkje ekspedert» og «klar for sending».
Dette punktet bør flyttast under «Rutinar for kvalitetssikring og oppfølging»

På saksmappenivå

Ufordelte saker

Dersom ei sak manglar saksansvarleg vil desse hamne i ei oppfølgingskurv hos arkivet etter fem dagar. Arkivet følger då opp og sett saksansvarleg basert på kven som har fått tildelt journalposten.

Kvalitetssikring av saksmapper som er oppretta (status R)

Er rett arkivkode, tittel, avdeling/sakshandamar påført? Endre status til B (under behandling).

Kvalitetssikring og avslutning av saksmapper som er ferdigbehandla

Når det ikkje er forventa fleire dokument i ei arkivsak, skal saksansvarleg sende sak til avslutning ved å nytte funksjonen for dette. Arkivet får deretter saka i kurva avslutt sak. Når kriteria for å avslutte saka er oppfylt, kan arkivtenesta avslutte saka, slik at den får status A.

Saker som utgår

Arkivmedarbeidarane skal i sine kontrollrutinar føle opp saker som er feiloppretta og som ikkje skal brukast til vidare registrering av dokument. Sakstittel skal endrast til «Utgår», saksstatus til U (saka utgår), flytt saka til arkivdel UTGÅR.

Produksjon av offentleg journal, kjøre Drum/kontrollmodul for innsynsløysing

Kontrollere postliste

Arkivansvarleg eller stedfortredar tilsett i arkivtenesta har ansvar for å kvalitetssikre postjournalane før dei blir lagt ut på internett. Dette innebærer kontroll med at journalen er ført etter dei krav som blir stilt i lov og forskrift og at personvernet er ivareteke. Inngåande og utgåande post vert publisert to virkedagar etter journalføring.

To tilsette ved arkivtenesta skal dagleg kontrollere dei dokumenta som er journalførte. Alle offentlege og journalførte dokument vil vise i den offentlege journalen, dvs dokument som har fått status J. Dette gjelder I, N,X, og S-dokument.

  • Sjekke dokumenttitlar og vedleggstitlar jf skrivereglar. Gir tittel meining og er den ryddig
  • Sjekke om avsendar/mottakarnamn er korrekt skrevet
  • Sjekk at journalposten er ført på rett saksmappe, mappetyppe, arkivkode og saksbehandlar.
  • Gjere offentlegheitsvurdering av saksdokumenta inkl. vedlegg, vurder meiroffentlegheit

Når postlista har blitt kontrollert, så skal det køyrast Drum/kontrollmodul for innsynsløysinga, og dei journalførte dokumenta blir publisert ut på Acos innsyn/kommunen si heimeside.

Sjekk også i innsynsløysinga at alt ser ok ut der like etter at postlista er publisert ut.

Rutine for kva gjer ein om dokument som er unnateke offentlegheit kjem ut på postlista

Så snart ein blir gjort kjent med at det ligg opplysningar på postlista som skal vere unnateke offentlegheit, bør ein vurdere å ta ned innsynsløysinga til ein har fått retta opp i feilen og fått køyrt ny Drum. Ta i så fall kontakt med SSIKT via deira vakttelefon, og be dei om å ta ned innsynsløysinga.

Husk å sjå til at evt. brudd på GDPR blir meldt.

Innsynsbehandling

Kommunen skal utvise meiroffentlegheit. Dette betyr at alle dokument i utgangspunktet skal vere offentlege så lenge det ikkje er heimel i lov for å gjere unntak.

Sakshandsamar og arkiv samarbeider om handsaming av innsynsførespurnader, men det er arkivtenesta som handsamar dei aller fleste av desse.

Arkivverket - etablere internkontroll for arkiv