For andre system i kommunen med arkivverdig informasjon vil også kortare nedetid vere kritisk, det vil vere eigne nødrutinar knytt til desse systema. Søre Sunnmøre IKT som er kommunen sin IKT leverandør har sikra den elektroniske basen til sak- arkivsystemet med backup. Ved ikkje-planlagde hendingar vil Søre Sunnmøre IKT jobbe for å få systemet tilbake i drift igjen og eventuelt tilbakeføre backupversjonen av systemet ved behov.  

Planlagt nedetid 

Planlagt nedetid for sak- arkivsystemet skal varslast i god tid slik at saksbehandlarane får henta ut relevant dokumentasjon for å kunne arbeide i denne perioden. 

Kort nedetid for sak- arkivsystemet 

For sak- arkivsystemet er det ikkje kritisk med kortare nedetid, sjølv om denne nedetida ikkje er meldt på førehand.
Om dette skjer avventar arkivtenesta innregistrering av ny dokumentasjon til systemet er tilbake i drift.  

Langvarig nedetid for sak- arkivsystemet 

Om det blir langvarig nedetid, over ei veke, må kommunen vurdere nødjournal og eventuelt manuelle løysingar for mottak og utsending av dokumentasjon. 

Nødjournal 

All registrering av inngåande og utgåande post skal registrerast i ein nødjournal dersom dette blir bestemt. Ein nødjournal er ei oversikt med dei punkta som er lovfesta ved føring av ein journal; journalføringsdato, fortløpande nummerering, namn på sendar eller mottakar, opplysningar om innhald eller emne og dokumentdato. 
Om det blir ført nødjournal skal saksbehandlar berre få kopi av brev i papirversjon. Original skal oppbevarast ved arkivtenesta slik at dei kan journalføre dokumentasjonen i sak- arkivsystemet så fort systemet er tilbake i ordinær drift. 

Risiko- og sårbarheitsanalyse

Det er gjennomført risiko- og sårbarheitsanalyse for sak- arkivsystemet. Der er også vist til relevante rutinar for å redusere sannsynet for uønska hendingar. 

• Acos WebSak – Risiko og sårbarheitsanalyse personvernretta – sak- arkivsystem 

• Ros analyse digital kommunikasjon 

• WebSak pluss - tillegg til ROS Acos WebSak