Personalmapper

Personalmapper

Det vert oppretta ei personalmappe med fire undermapper ved tilsetjing i kommunen:

Personalmappe 

  • Tilsetjing
  • Kompetanse
  • Lønn og forsikring
  • Permisjon og fråvær

Under er det lista opp kva som skal ligge i dei einskilde mappene og kva journalposttittel vi skal bruke.

Tilsetjing:

  • Legg inn kryssreferanse til tilsettingssak
  • X-notat – leiar og personal/lønn er kopimottakar
  • Inngåande dokument - leiar er mottakar og den som står på brevet som kopimottakar vert ført som kopimottakar

Tittel

Dokumenttype

Tilbod om fast/midlertidig stilling (-sauke)

U (m/vedlegg)

Takkar ja til fast/midlertidig stilling (-sauke)

I

Takkar nei til fast/midlertidig stilling (-sauke)

I

Signert arbeidsavtale fast stilling

X

Signert arbeidsavtale midlertidig stilling

X

Signert arbeidsavtale pensjonist

X

ALT. 2 :Arbeidsavtale i (..)% fast stilling som (stilling) frå (dd.mm.åå) med arbeidsstad f.t (eining/avdeling)

U

ALT. 2 :Tidsavgrensa arbeidsavtale som (stilling) for tida (tidsrom frå/til) med arbeidsstad f.t. (eining/avdeling)

U

ALT. 2 :Underteikna arbeidsavtale i (..)% i (fast/vikar/engasjementstilling) frå (dd.mm.åå) med arbeidsstad f.t (eining/avdeling)

I

ALT. 2 :Underteikna tidsavgrensa arbeidsavtale i (..)% for perioden(tidsrom frå/til) med arbeidsstad f.t (eining/avdeling)

I

Politiattest (sjå rutine s. 7)

Merknadstype POAT

Tuberkulosetest datert (dd.mm.åå) levert

X

Signert MRSA-skjema (dd.mm.åå)

X

Signert teiepliktsskjema *

X

Teiepliktskjema underteikna og levert (dd.mm.åå)

X

Sikkerheitsinstruks

 

Tenesteattest / Tenestetidattest

U

Utmerking for (…..)

U / X

Søknad om dekking av utgifter til databriller

I

Tilskot til dekking av databriller

U

Vedtak om dekking av utgifter for databriller

U

Avtale bruk av eigen bil i teneste

X

Avtale om bilgodtgjering

X

Avtale om EK-teneste

X

Avtale om heimekontor

X

Søknad/Krav om fast tilsetjing/fortinnrett til jobb frå (dd.mm.åå)

I

Tilbod om fast tilsetting etter krav/fortrinnsrett

U

Fast tilsetjing/fortrinnsrett til stilling frå (dd.mm.åå)

U

Avslag på krav om fast tilsetting/fortrinnsrett

U

Endringsoppseiing grunna forhold hos arbeidsgivar

U

Varsel om oppseiing grunna nedbemanning frå (dd.mm.åå)

U

Søknad om overføring / byte av arbeidsstad frå (dd.mm.åå)

I

Overflytting til ny arbeidsstad frå (dd.mm.åå)

U

Endring i arbeidsavtale

U m/vedlegg

Stadfesting av arbeidsforhold

U

Konstituering i (…..) stilling frå (dd.mm.åå)til (dd.mm.åå)

U

Delegert mynde for perioden (dd.mm.åå)t.o.m (dd.mm.åå)for (……..)

U

Tilbod om sluttpakke frå (dd.mm.åå)

U m/vedlegg

Tek i mot tilbod om sluttpakke

I

Oppseiing av stilling frå (dd.mm.åå)

I

Stadfesting på oppseiing av stilling

U

Opphøyr av stilling grunna alder

U

Signert avtale om fortsatt arbeid etter fylte 70 år

X

Varsel om opphøyr av arbeidsforhold (midlertidig tilsetting)

U

Tilbod om senioravtale

U m/vedlegg

Signert senioravtale

X

Senioravtale for perioden (dd.mm.åå)t.o.m (dd.mm.åå)

X

Arbeidsløyve <skildring>

X

KS-heidersmerke 25 år (dd.mm.åå)

X

Gåve frå arbeidsgjevar – tenesteslutt (dd.mm.åå)

X

Støtte til vidareutdanning

 

 

Kompetanse

Leiar og personalavdeling er (kopi)mottakar

Tittel

Dokumenttype

Vitnemål frå (……) skule

X

Attest frå (……)arbeidsgjevar

X

Kurs for (……)

X

Sertifikat/godkjenning for (……)

X

Autorisasjon for (……)

X

NOKUT godkjenning av (……)utdanning frå <land>

X

NOKUT vurdering av (……)utdanning frå <land>

X

Fagbrev for (……)

X

Offentleg godkjenning for (……)

X

Søknad om økonomisk støtte til (……)utdanning

I

Svar på støtte til (……)utdanning

U m/vedlegg

Avslag på søknad om støtte til (……) utdanning

U

Avtale om bindingstid

X

 

Lønn og forsikring

Lønnsavdeling/lønsmedarbeidar er (kopi)mottakar (i tillegg til leiar der leiar ikkje sjølv har generert dokumentet)

Tittel

Dokumenttype

Lønnsmelding (start, endring, stopp)

X

Brev om ny løn og/eller stillingskode etter (……)forhandling

U

Skjema om endra løn grunna ny utdanning

X

Fastsetting av ansiennitet grunna ny dokumentasjon

X

(For dei som nyttar forhandlingsmodulen: Brev om endra løn som følgje av lokale forhandlingar ligg i Agresso og vert dermed ikkje ført i Acos)

 

Melding frå KLP/SPK/NAV – (Namn på brevet/det brevet gjeld)

X

Melding om yrkesskade

X

Melding om stopp av lønn ved maks. dato

X

Unntak frå arbeidsgivarperioden – (Namn på brevet/det brevet gjeld frå NAV)

X

 

Permisjon og fråvær

Leiar er mottakar og personal er kopimottakar på inngåande brev.
Permisjonar er dei som ikkje gjeld korte velferdspermisjonar, som:

  • Omsorgspermisjon
  • Foreldrepermisjon
  • Utdanningspermisjon
  • Sjukepermisjon

Tittel

Dokumenttype

Vedtak frå NAV om pleiepengar – (Namn på brevet/det brevet gjeld frå NAV)

X

Søknad om ( …. )permisjon

I

Svar på søknad om (….)permisjon

U

Avslag på søknad om (….)permisjon

U

Referat frå (…..) møte

X

Sjukmelding - Plan for oppfølging

X

Sjukmelding - Avtale om (…..)

X

Innkalling til dialogmøte

U

Varsel om tap av rett til eigenmelding

U

Tap av rett til sjukmelding

U

Omplassering grunna helse

U

Avtale om utprøving av anna arbeid

X

 

Disiplinærsak/personalsak

Eiga sak i arkivdel DISI med tilgangskode

Innhald ei slik sak kan vere:

  • AKAN-saker
  • Åtvaring
  • Varsling
  • Bekymringsmelding
  • Referat frå møte/samtale
  • Melding til politi
  • Førehandsvarsling
  • Drøftingsmøte
  • Avskjed/suspensjon
  • Oppseiing
  • Korrespondanse med rettsinstans/advokat
  • Korrespondanse med arbeidstakarorganisasjonane
  • Innkjøpsprotokoll og oppdragsbekrefting (Advokat etc.)

Tittel

Dokumenttype

Åtvaring

I

Varsling

U

Bekymringsmelding

I

Referat frå møte/samtale

X

Melding til politi

U

Førehandsvarsling

U

Drøftingsmøte

X

Avskjed/suspensjon

U

Oppseiing

U

Korrespondanse med rettsinstand/advokat

U / I

Korrespondanse med arbeidstakarorganisasjonane

U / I

Innkjøpsprotokoll og oppdragsbekrefting (advokat etc.)

X