Møtekalendar

Utvalssekretæren legg inn møtekalenderen for eigne utval i Acos Møte+. Møteplanen er vedteken for eit halvår i gongen. Endringar i møteplanen skal også leggast inn av sekretariatet.

Utbetaling av møtegodtgjersle og leiargodtgjersle til styre, råd og utval: Sekretariatet for dei ulike styre, råd og utval fører oversikt over kven som har delteke i møte.

Ved oppretting av sak til politisk behandling skal malen for saksframlegg brukast. Saksbehandlar lagar ein ny journalpost, eit saksframlegg. I staden for å legge til mottakar må du her melde opp saksframlegget til politiske utval. Du melder opp til alle utvala saka skal opp i.

Når saksframlegget er ferdig skrive går du tilbake til oppmelding (Oppmelding skjer ved å høgreklikke på ikonet for dokumentet. Gå til behandling -> Møte -> Oppmelding og klikk på "Prøvekonverter". Ved feilmelding her kontakt utvalssekretær, då kan det vere utklipp som er limt inn i saksframlegget som skaper utfordringar.

Sakshandsamar må ha godkjenning frå leiar, her skal godkjenningsprosessen i saksbehandlingssystemet brukast. Saksnummer vert påført når utvalsekretær set opp saklista etter at alle sakene er samla. Dokument som skal skjermast for offentleg innsyn må ha tilgangskode i saksbehandlingssystemet. Dette gjer at desse dokumenta ikkje kjem ut på innsynsløysinga vår og utvalssekretær vil avgrense kva politikara som får dokumenta i politikarportalen ser (berre dei som skal i møte får lese) Saksframlegget skal vere klart (og godkjent av leiar) seinast klokka ni dagen for utsending.

Gå til behandling – oppmelding – ny oppmelding. Vel om du vil ha referatsak, politisk sak, delegert sak eller orienteringssak og utvalet det skal meldast opp til. Om det skal opp i fleire utval må du repetere denne prosessen. Saka er no meldt opp til utvalet.

Du får i bilde også opp val som gjer at du kan legge til oversikt over andre relevante dokument i saken (opplysning om at dokumentet er i mappa, men vert ikkje lagt ved som vedlegg). Når du er ferdig lagre oppmelding. 

Sakshandsamar er ansvarleg for å overhalde vedtekne tidsfristar og møteplanar.

Kommunedirektør og/eller sektorsjef må ha tid til saksgjennomgang: Saker som skal til handsaming i utval må vere kommunedirektør/sektorsjef i hende slik at hen har tilstrekkeleg tid til å sette seg inn i saka og mulegheit til å kome med innspel: 

• Større prinsipielle saker - lengre tid
• Ordinære saker - 3 arbeidsdagar
• Kurante saker - 1 arbeidsdag

Kva som er tilstrekkeleg tid må vurderast utifrå:

• Om saka er av prinsipiell, politisk eller av administrativ karakter (krev lengre tid) eller av reint fagleg karakter (kortare tid)
• Om kommunedirektøren har vore inne i saka tidlegare eller på annan måte vorte informert om problemstilling og saksgang
• Om innhaldet tidlegare har vore politisk handsama eller på annan måte er ei oppfølging av lovpålagde oppgåver eller i samsvar med pålegg frå politiske organ eller kommunedirektøren

Utvalssekretærane skal ha saksframlegget i hende:

• Kommunestyret - 8 dagar før møtet vert halde
• Alle andre utval - 6 dagar før møtet vert halde

Når saksframlegget er ferdig behandla politisk vil du få melding via korga Mine politiske saker under arbeidet. At saka ligg der betyr at det er gjort eit endeleg politisk vedtak i den.

Då har saksbehandlar ansvar for to ting:

1. Lage vedtaksbrev – høgreklikk på dokumentet, Behandle og lag vedtaksbrev. Du får no opp eit vindu der du legg inn tittel m.m. Om du vil ha med heile saksgangen husk å huk av for det. Det kjem no opp eit tekstdokument der du kan skrive inn det du måtte ønske. Når du har sendt ut informasjon om vedtaket til dei som skal ha det
2. Endre vedtakskode. Her kan du sette vedtakskode:

• om saka er effektuert,
• om det er sendt uttale til nokon eller
• om du ventar på svar på arbeid internt i organisasjonen

Det er viktig at saksbehandlar gjer dette. I systemet kan det takast ut rapportar over vedtakskodene slik at det vert lettare for leiar og politikarar å halde oversikta over kva som er gjort i saka. 

Møteinnkalling

Innkalling vert gjort i samsvar med reglement for kommunestyret og andre faste utval og nemnder.

Innkallinga skal gi opplysningar om:

• Utval som skal møte
• Møtestad og tidspunkt
• Forfall, korleis melde og til kven
• Saker som skal handsamast også referatsaker, delegerte saker m.m.

Orienteringssaker

Orienteringssaker av ein viss betyding vert sett på vanleg saksliste og gitt politisk saksnummer. Ein skriv då orienteringssak før tittelen på saka. Det er viktig å skilje mellom orienteringssaker og melding/ referatsaker.

Referatsaker

Referat og meldingar. Både inngåande og utgåande journalpostar kan refererast i politiske utval. Sakshandsamar har ansvar for å melde opp journalpostar som skal refererast i eit utval.

Utvalssekretær finn desse i kølista for saker som er meldt til utvalet.

Delegerte saker

Delegerte saker har eige delegert-saksnummer. 

Det skal nyttast eigen mal «Delegert vedtak» og det må meldast opp til rett politisk utval (det utvalet som har delegert mynde til administrasjonen).

Utsending - utvalsekretær

Utvalssekretærane har ansvar for at møteinnkalling med sakspapir vert sendt ut til faste medlemmar og varamedlemmar i godt tid før møtet, slik at medlemmane har tid nok til å setje seg inn i sakene. 

Møteinnkallinga som inneheld saker unnateke offentleg innsyn er det eiga rutine for. Her må utvalssekrærane i møtemodulen, under fana behandling markerar du saka som er unnatake offentleg innsyn. Gå så til fana Sak metadata og opne der som står Fjern tilgang til i møteportal. 

Det er særs viktig at dette vert gjort, slik at berre dei som har behov for informasjonen får den.

Renummerering

Ved låst sakskart – lås opp.

Då kan nummerering endre seg. Det som då må gjerast er at alle utvalsmøter som har vore må låsast opp og begynne på rett møte (om der har vore ei innkalling til). Møte nr.1 ordne det. Lås møte. Ordne møte nr. 2 ordne det Lås møte. Dette skal rette nummerering.

Utsette saker

Utvalssaker som vert utsette/ trekte frå sakskartet skal ha nytt utvalssaksnummer ved neste handsaming, men same arkivmappenummer.

Møteprotokoll

Vedtak og handsaminga i utvalet skal førast i møteprotokollen.

Alt som vert teke opp i utvalsmøta, mellom sakene som er melde opp, skal skrivast inn etter saklista i møteprotokollen. Det skal kome fram kvar i møte det vart teke opp.

Politikarane som vert valde til å lese igjennom protokollen får denne tilsendt med frist for tilbakemelding. Når tilbakemelding er gitt skal utvalsekretæren låse protokoll og sakskart for dette møtet.

Protokollen for alle utvala vert godkjent i det påfølgjande møte. 

Arkivering

Ferdigstill behandlinga. Husk å sjekke saka som vert oppretta for møte. Ferdigstill alle dokument og avslutt saka.
 

Oppbevaring av møtebøker og protokollar

Møteinnkalling m/saksdokument og vedlegg er elektronisk godkjende og arkiverte i Acos webSsak, og vert ikkje innbundne.

Møteprotokoll for kvart enkelt utval med politisk handsaming og vedtak er arkiverte i Acos webSak, vert godkjent i påfølgande møte.