Strategien skal gi oversikt over dokumentasjonspliktene som gjeld for kommunen, og peike ut kva dokumentasjon som er særleg viktig. Vidare skal han omtale organisering av dokumentasjonsarbeidet, gi oversikt over informasjonssystem og kommunikasjonskanalar, samt fastsetje prinsipp for bevaring, minimisering og sletting av dokumentasjon. Dokumentasjonsstrategien skal også vise til kommunen sine styringsdokument innan informasjonssikkerheit, personvern, anskaffingar mv., og innehalde ei vurdering av kommunen si etterleving av regelverket, jf. lov om samfunnsdokumentasjon og arkiv § 6.

Kommunen skal til ei kvar tid ha ein ajourført arkivplan som viser kva arkivet omfattar, og korleis arkivarbeidet er organisert. Arkivplanen skal også innehalde oversikt over gjeldande instruksar, reglar og planar for arkivarbeidet, jf. arkivforskrifta § 4.

Mål og formål:

I følgje den internasjonale standarden for dokumentforvaltning, ISO 15489-1, er formålet med eit arkivsystem å sikre at arkivdokument blir skapte, arkiverte og forvalta på ein måte som gjer at dokumentasjons- og bevisverdien blir ivareteken og kan hentast fram på ein effektiv måte.

Med dette som utgangspunkt har kommunen fastsett følgjande mål:

• Alle arkivverdige dokument i kommunen skal arkiverast systematisk og vere enkle å finne att.
• Kommunen skal legge til rette for meiroffentlegheit gjennom god tilgang til dokument og aktiv offentleggjering.
• Dokumenthandteringa skal vere effektiv, einskapleg og profesjonell.
• Arkiv skal i hovudsak dannast elektronisk, og prosessar knytte til dokumenthandtering skal i størst mogleg grad automatiserast.

Vedteken plan

Arkivforskrifta § 4 krev at kommunen skal ha ein ajourført arkivplan, men seier ikkje at han må vedtakast politisk. 

Kommunestyret kan likevel velje å behandle han, men det er ikkje eit lovkrav.