Arkivorganisering

Kommunen er organisert med eit sentralarkiv som har hovudansvaret for å føre journalpliktig dokumentasjon i sak- arkivsystemet. Nokre av dei ulike fagområda fører journalpliktig dokumentasjon i eigne fagsystem. Det vil då vere eigne fagansvarlege knytt til kvart område.
Arkivverdig dokumentasjon frå fagsystem blir overført til sak-arkivsystem / arkivkjerne via integrasjonar eller ved manuell overføring.

Delegering.

Kommunedirektøren har det overordna ansvaret for alle arkiva i kommunen. Arkiva gjeld både aktivt elektronisk sak-arkivsystem, aktive arkivkjerner i ulike fagsystem, historisk papirarkiv og elektroniske arkivuttrekk.

Vanylven kommune har delegert journalføringsoppgåver til fagområde, men det overordna arkivansvaret ligg alltid hos kommunen etter arkivlova. Fagansvarlege har operativt ansvar for korrekt registrering, medan kommunen sikrar lik praksis, journalplikt og bevaring gjennom sentrale styringsgrep

Kommunen har sentralt postmottak for heile organisasjonen.

Kommunen hadde frå november.2006 felles elektronisk sak- arkivsystem med alle kommunar på Søre Sunnmøre. SSIKT hadde overordna systemansvar innan fagområdet, men kvar kommune hadde eige systemansvar for sine databasar. Frå november 2023 gjekk Vanylven kommune ut av dette samarbeidet og blei sjølvstendige. Fagsystem som Gerica og Hs pro gjekk ut av samarbeidet vår 2024.

All journalføring og administrativ saksbehandling skal skje i sak- arkivsystemet. Unntak er pasientjournalar (EPJ) som blir skjerma i ulike fagsystem innan helseområdet.
Sjå meir under «Kommunane sine system» .