Kommunen er organisert med eit sentralarkiv/dokumentsenter som har hovudansvaret for å føre journalpliktig dokumentasjon i sak- arkivsystemet. Nokre av dei ulike fagområda fører journalpliktig dokumentasjon i eigne fagsystem. Det vil då vere eigne fagansvarlege knytt til kvart område.
Arkivverdig dokumentasjon frå fagsystem blir overført til sak-arkivsystem via integrasjonar eller ved manuell overføring.
Delegering.
Kommunedirektøren har det overordna ansvaret for alle arkiva i kommunen. Arkiva gjeld både aktivt elektronisk sak-arkivsystem, aktive arkivkjerner i ulike fagsystem, historisk papirarkiv og elektroniske arkivuttrekk.
Ansvaret for arkiv til føretak ligg hos leiar for det enkelte føretak.
Kommunen har sentralt postmottak for heile organisasjonen.
- Kommunen hadde frå xx.xx.xxxx felles elektronisk sak- arkivsystem med alle kommunar på Søre Sunnmøre. SSIKT hadde overordna systemansvar innan fagområdet, men kvar kommune hadde eige systemansvar for sine databasar. Frå november 2023 gjekk Vanylven kommune ut av dette samarbeidet og blei sjølvstendige. Fagsystem som Gerica og Hs pro går ut av samarbeidet vår 2024.
All journalføring og administrativ saksbehandling skal skje i sak- arkivsystemet. Unntak er pasientjournalar (EPJ) som blir skjerma i ulike fagsystem innan helseområdet.
Sjå meir under «Kommunane sine system» .