Barnehagearkiv

Barnehagearkiv

Saksbehandlinga skjer i Vigilo og i Acos WebSak.  Arkivverdig dokumentasjon i Vigilo blir overført til Acos WebSak via arkivintegrasjon i løpet av vårparten 2024.

Barnehagearkivet er fullelektronisk.

Saksmappe per barn

Tittel - Barnehagemappe. Tittel linje 2 - Fornamn Etternamn.
Arkivdel - Barnehagearkiv
Sakstype - BARN
Klassering - Fødselsnummer
Tilgangskode - BA-3

Innhald i arkivdel
  • Søknad om barnehageplass, tilbod om plass og svar frå dei som takkar ja
  • Kontaktmøteskjema (signert av føresette)
  • Samtykkeskjema for bildetaking, bilkøyring og liknande
  • Samtykkeskjema for overføring av opplysningar til anna kommune ev. anna barnehage
  • Skademelding
  • Kartlegging/observasjonar av barnet
  • Avtalar/kontrakter vedr. barnet
  • Spesielle skyssbehov
  • Søknad om innsyn
  • IOP/sakkyndigvurdering/årsrapportar
  • Vedtak om spesial pedagogisk hjelp
  • Referat ansvarsgruppe
  • Vedtak om morsmålsundervisning
  • Møtereferat vedr. barnet
Tilgang til arkivdel

Kommunalsjef, rådgjevar barnehage, styrar/einingsleiar og arkivet. Styrar/einingsleiar har berre tilgang til barn i sin barnehage.

Personopplysningar i arkivdel og behandlinga av dei
Klassifikasjon: Sensitiv
Lovhjemmel: BA - Off.lova §13 jf forv.lova §13
Tilgjengelegheit: Dei som har behov for informasjon om barnet for å utføre jobben sin, skal ha tilgang til barnehagemappa
Integritet: Barnehagemappa, om den er oppbevart på papir eller elektronisk, skal vere sikra mot at uvedkommande skal kunne lese, gjer endringar eller slette delar eller heile dokumentet.
I det elektroniske systemet skal det ikkje vere muleg å fysisk slette eit dokument som er journalført.
Integriteten vert teken i vare ved å avgrense tilgang til papirarkivet som vert oppbevart i eige arkivrom og i arkivsystemet vert det oppretta tilgang etter gjeldande rutine for tilgangsstyring.
Konfidensialitet: Tilsette skal lese gjennom, forstå og signere teieplikt skjema og for dei som nyttar elektroniske hjelpemiddel også sikkerheitsinstruks brukar.
Behandling Kommunen sin behandlingsprotokoll vil sei noko om personsensitiv informasjon som vert gjort i systemet.