Plan for ordning og avlevering av eldre papirarkiv

Plan for ordning og avlevering av eldre papirarkiv

Arkivskapar/serie

Ordna

Kva er gjort og

kva må gjerast

Plan for utføring

Avlevere

Status pr. 1.2.202x

Saksarkiv 1965 -

 

 

 

 

 

Oppvekst og kultur

- Skule

- Barnehage

- Kultur

- Barnevern

Saksarkiv med tilhøryande møtebøker, journalar m.m. for perioden 1965 – 2006.

Ja

Frå 1.1.2016 ei stilling til ordning av arkiv. Rydda på dugnad ilag med skuleadministrasjonen, ordna og listeført i perioden juli 2015 – januar 2016. Noko var listeført frå før men måtte gjerast om då listene var i feil format, jmfr. IKA sine krav.

Ferdig

Sjå exelark for den einskilde serie.

Avlevert det meste til IKA

Teknisk sektor

- Kommunaltekn

Saksarkiv med tilhøryande møtebøker, journalar m.m. for perioden 1965 – 2006.

Også nemnder med eigne saksarkiv.

Nei

Frå 1.1.2016 ei stilling til ordning av arkiv. Står i reolar og rundt om kring. Starta oktober 2016 med å samle arkivstykka i eit arkivlokale. Sett opp etter allment arkivskjema og har starta gjennomgang av saksarkiva.

2016/2017

 

Arbeidet pågår, satsar på å verte ferdig i løpet av 2020

Byggesak

- Byggesaksarkiv

Ja

Mai 2016 – underskriven avtale med IKA Møre og Romsdal om digitalisering av byggesaksarkivet. Starta arbeidet umiddelbart

2016/2107

Vert ståande på IKA M&R etter digitali-sering.

Ferdig 2018?

Planarkiv

Nei

Står i bokser og permar. Må ordnast og listeførast

2018

Vert brukt aktivt

 

Landbrukskontore m/skogbruk

Nei

Delvis ordna

2018

 

 

IKS/AS m.m.

 

 

 

 

 

Ørsta tomteselskap AS – saksarkiv

protokoll

1985 – 1991

Nei

(Har kome til fleire bokser)

2020

2016/2021

Må gjerast om då der er mange nye bokser, dette kjem etter alle seksjonane på huset.

Personregister

 

 

 

 

 

Skular/barnehagar

Elevmapper

Ja

Skulane/barnehagane ordnar etter IKA sine rutiner, og leverer til oss når eleven har slutta. 1 til 3 år etter.

Årleg, fortløpande

Står hjå oss i 10 år.

 

Skular/barnehagar

Protokollar (fråværsprotokolar/karakterprotokollar)

Ja

Skulane/barnehagane ordnar etter IKA sine rutiner, og leverer til oss når eleven har slutta. 1 til 3 år etter.

Årleg, fortløpande

Står hjå oss i 10 år

 

Ytre einingar (skular, barnehager, institusjonar m.fl.)

Personalmapper ( i tillegg til dei vi har her på huset.)

Ja

Einingane ordnar etter IKA sine rutiner, og leverer til oss.

 

?

 

Institusjonane

(Ørstaheimen, Vartdal helsetun, Hjørundfjordheimen

Morsmapper

Ja

Institusjonane leverer til tildeling og koordinering som ordnar etter IKA sine rutiner, og set i bortsettingsarkiv

Årleg,

fortløpande.

Vert ståande her 2 år.

 

Ørsta kommune

Personalarkiv (… - d.d.)

Nei

Skule/barnehage set vekk etter kvart som dei sluttar, ordna alfabetisk i ein stor serie

Resten vert sett vekk år for år, eller fleire år i ein serie.

 

Nei ?

 

Avlevering av personregister etter 10 år, saksarkiv etter 25 – 30 år